今年も年賀状を印刷する時期がやってきました。
ところで皆さん、はがきの宛名印刷どうしていますか？
まだ手書きで…というあなた、実は宛名印刷はMicrosoft OfficeのWordで出来てしまうんです！
「筆ぐるめ」という年賀状ソフトを使えば、もっと簡単にできますが。
まあ手書きは面倒くさいし自宅のプリンターで印刷したい。
そんな方向けにこの記事では、Wordを使って年賀状の宛名を印刷する方法を解説します。
Wordで簡単に宛名印刷するには？
Wordで宛名印刷？あの書類作成ソフトで…データ作れるの？
はい、作れます。
それも最初から備わっている機能なので、別途ソフトのインストールは必要ありません。
今回、作成するのはこんな感じのデータ。
ブログの解説どおりに行えば、どんなに機械音痴な方でも作れます。
必要なものはこの２つ！
- Microsoft Word (持っていたらExcelも)
この記事では2016年版のOfficeを利用して解説しています。
- プリンター (はがき印刷できるもの)
宛名印刷するための手順
分かりやすいよう、手順を画像のテキスト番号①〜㉖で解説しています。
文章でも解説しておりますので、画像が見にくい場合は参考にしてください。
Wordでテンプレートを作成
まずはテンプレートファイルを作成していきましょう。
Wordを開いて適当な新規ファイルを作成して、
上部のタブ「差し込み文書」 ▶ はがき印刷をクリック ▶ 宛名面の作成をクリック
と進んでください。
すると、新しくウィンドウ(はがき宛名面印刷ウィザード)が表示されます。
表示されたらこの画面は「次へ」をクリックして進みましょう。
途中で「完了」をクリックしないよう、ご注意ください。
「次へ」をクリックすると、はがきの種類を選択する項目が表示されます。
「年賀状/暑中見舞い」を選択して、「背景にはがきを表示する」にチェックを入れてください。
完了したら「次へ」をクリック。
次にはがきの宛名を縦書きにするか、横書きにするかを選択します。
私は年賀状なので「縦書き」を選択しています。
選択ができたら「次へ」をクリックして進んでください。
次に宛名のフォント(書体)を選択します。
私は「HG行書体」を選びました。
選択ができたら「次へ」をクリック。
次に差出人(自分)の氏名や住所など印字する内容を入力します。
郵便番号に伸ばし棒は要りません。
また、住所が長い場合は番地を住所2へ入力してください。
入力ができたら「次へ」をクリック。
次に住所録のファイルの設定を行います。
「通常の住所録ファイル」 ▶ Microsoft ExcelかWordを選択 ▶ 「次へ」をクリック
このブログではExcelで住所録ファイルの作成方法を解説しています。
WordもExcelと方法はほとんど同じですので、Excelをお持ちの方はExcelを選択してください。
設定は終了しましたと表示されるので「完了」をクリック。
すると「テーブルの選択」と新しいウィンドウが表示されます。
「Sheet1$」を選択して「OK」をクリックしてください。
ここまで出来たら、作成したファイルを名前をつけて保存してください。
保存したらWordを閉じてください、次に住所録を編集します。
閉じれていない場合、住所録を編集する際にファイルが読み取り専用になってしまいます。
住所録のデータを編集
次に住所録を作成する方法を解説します。
まず、エクスプローラーを開きましょう。
エクスプローラーの右メニューから「PC」 ▶ 「ドキュメント」フォルダを開いてください。
すると「My Data Sources」というフォルダがあるのでこれを開きます。
住所録のファイルの設定で選択したWordもしくはExcelのファイルで「Address20」とあります。
これを開きましょう。
開けたらセルごとに項目を入力します。
画像のように1行に一つの宛先のデータを入力していきましょう。
ここでも郵便番号に伸ばし棒は要りません。
また住所が長くなる場合は住所2に入力することで、住所を2行に分けることができます。
全て入力が終わったら、上書き保存して終了してください。
住所録を読み込んで印刷まで
住所録が保存できたら、先ほど作成したWordのテンプレートファイルを開きましょう。
起動するとこんなウィンドウが表示されます。
SQLコマンドがなんちゃらと書いてありますが、ざっくり言うと住所録を読み込むということなので。
「はい」をクリックして続行してください。
すると、住所録で一番上に入力した宛名が入力された状態で表示されます。
あれ？他の住所録のデータは？と思った方、大丈夫です。
次のステップで表示する方法を解説します。
「ちゃんと印刷できるかな・・・」と不安な方。
安心してください、気が利くこのブログでは試し刷りの方法も解説しています。
まず上部のタブ「はがき宛名面印刷」をクリックして選択 ▶ 「表示中のはがきを印刷」をクリック
すると印刷設定のウィンドウが表示されます。
プリンターなどを選択して「現在のページ」を選択しましょう。
最後に「OK」をクリックすれば住所録の1番上の相手のものが印刷されます。
最後に住所録の全てを印刷する方法を解説します。
このままでは一番上に入力した相手のものしか表示されていません。
なので、住所録の全ての相手のものを表示していきましょう。
上部のタブ「差し込み文書」を選択 ▶ 完了と差し込みをクリック ▶ 個々のドキュメントの編集をクリック
「新規文書への差し込み」というウィンドウが表示されるので「OK」をクリック。
すると住所録の全ての宛名先が入力されたデータが完成します。
あとは一枚一枚確認して修正がある場合は行ってから印刷をしましょう。
印刷は上部のタブ一番左「ファイル」 ▶ 「印刷」からできます。
まとめ
この記事ではWordを使って宛名印刷する方法を解説しました。
「いやもう面倒くさいわ！毎年印刷するから専用のソフトを購入したい」という方には、
作者も使っているこちらの「筆ぐるめ」という年賀状作成ソフトがおすすめです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
皆さん、良いお年を〜。
